Работа с заявками на оплату

Формирование заявки на оплату

Рассмотрим работу с заявками на примере заявки на расход (заявка на оплату налога отличается только составом полей).

Инициаторами заявок могут быть любые сотрудники, имеющие доступ к Системе.

Для создания новой заявки нужно выбрать пункт «Новая заявка на оплату» (для налоговой заявки — «Новая заявка на оплату налога») и заполнить поля формы:

Заявка может содержать произвольное количество вложений. Как правило, к заявке прикрепляются первичные (счёт, акт, счёт-фактура) и пояснительные документы.

Согласование заявки

Нажатие кнопки «На согласование» закрывает этап заполнения заявки и создаёт для неё задание «Согласовать заявку на оплату». Задание получает согласующее лицо, выбранное в настройках процесса согласования. В типовой настройке все заявки согласует один сотрудник (например, финансовый директор).

Если для согласующего в списке пользователей стоит галочка «Уведомлять о заданиях по почте», то при создании нового задания ему на почту будет отправлять письмо-уведомление со ссылкой на выданное задание.

Список всех актуальных заданий находится в разделе «Мои задания»:

При выборе этого пункта открывается таблица:

Для перехода к заданию нужно нажать на ссылку «Открыть»:

Согласующий получает заявку, сопровождённую сравнением с лимитами бюджета. При этом заявка проверяется по статье и проекту с лимитами текущего периода.

Согласующий может утвердить или отклонить заявку. Отклонённая заявка вернётся инициатору платежа в виде задания «Обработать отклонённый платёж» с комментариями отклонившего.

Утверждение заявки

Согласованная заявка передаётся на утверждение сотруднику, выбранному в поле «Утверждает платежи» формы настроек процесса согласования платежей. Обычно это генеральный директор компании. При этом будет создано задание «Утвердить платёж».

При утверждении заявку можно сразу передать в оплату, нажав на кнопку «В оплату» или можно поставить её в план. Для этого нужно заполнить поле «Отложить до» и нажать «Поставить в план». Заявка также может быть отклонена, при этом она вернётся инициатору с заданием «Обработать отклонённый платёж».

Отложенная заявка вернётся автоматически на утверждение при наступлении срока, указанного в поле «Отложить до». До тех пор задание на утверждение не будет показываться в списке актуальных заданий. Однако, если заявку нужно вернуть на согласование или изменить срок оплаты, задание можно найти в списке «Отложенные задания»:

Отложенная заявка формирует кредиторскую задолженность, которая отражается в плане платежей.

Утверждённая заявка передаётся в оплату.