Разбиение

В финансовом и управленческом учёте иногда требуется ту или иную сумму разбить в пропорции по нескольким аналитикам. К примеру, общая аренда офиса должна быть распределена между несколькими подразделениями компании для отражения в финансовых результатах этих подразделений. Или фонд оплаты труда персонала нужно разнести по проектам, чтобы получить полную себестоимость проектов. Для решения такого рода задач в Системе управления финансами Process Insight предусмотрена операция Разбиения проводки.

Выполнить разбиение можно из любой таблицы, в которой выводятся проводки (в таблицу с проводками можно “провалиться” из отчётов, из формы остатков на расчётных счетах, из форм импорта данных и других мест Системы):

Чтобы разбить проводку нужно нажать на ссылку “Разбить”. Появится форма, в которой можно сохранить описание разбиения: его назначение и особенности.

После нажатия на кнопку “Сохранить” Система перейдёт к табличной части разбиения, а в форме-шапке документа разбиения появятся ссылки, ведущие на исходную проводку, на таблицу с параметрами разбиения, на результат разбиения и на историю самого документа. Заполним таблицу с параметрами разбиения:

В поле “Доля” нужно поставить величину, пропорционально которой исходная сумма должна быть отнесена к аналатикам строки. Доля может отражать проценты (например, 70-20-10) или любые другие величины (например, обороты за период: в этом случае распределение будет выполнено пропорционально заданным оборотам).

Аналатика строк также может быть указана любой: распределение может идти по статьям бюджета, по проектам, периодам, датам, расчётным счетам, контрагентам, сценариям или любым их комбинациям.

Параметры разбиения можно импортировать из Excel. Для этого рекомендуется сначала экспортировать таблицу (чтобы получить структуру Excel-файла, “воспринимаемого” Системой — шаг 1), внести в этот файл параметры распределения, а затем импортировать его (шаг 2):

После того как параметры разбиения заданы, нужно нажать кнопку “Сформировать разбиение”. Система запустит процесс и будет одна за одной создавать проводки, разбивающие исходную запись. В это время можно продолжать работать с Системой. Статус разбиения можно проверить, нажав на кнопку обновления записей таблицы с параметрами разбиения:

После завершения разбиения в таблице в каждой строчке появятся ссылки на созданные записи, а под самой таблицей — сообщение о завершении разбиения:

Если после завершения процедуры посмотреть на полученные проводки (например, “провалившись” в записи из формы “Остатки”), то будет видно, что исходная проводка была сторнирована и были созданы три новые записи, суммы которых определяются заднной пропорцией для соответствующих значений проектов:

Исходная проводка теперь содержит ссылку “Разбиение”, указывающую на то, что проводка была ранее разбита. Переход по этой ссылке приведёт к документу-разбиению. Ссылка на этот же документ (“Разбиение №8”) содержится в созданных проводках.

Разбиение может быть изменено даже после того как были созданы проводки. Для этого нужно внести изменения в строки-параметры (строки можно изменять, удалять, добавлять) и нажать “Сформировать разбиение”. При новом формировании разбиения старые проводки, созданные при предыдущем разбиении, будут удалены.

Все выполненные разбиения хранятся в Системе и могут быть выведены по заданному критерию. Для вывода разбиений нужно выбрать пункт “Разбиения” в меню “Управленческие отчёты”: